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GSL宝索系列-DMS部门级应用解决方案

 

. 现况分析

    文档资料,是历史的见证,社会的财富,无论在国内或是国外都对它的价值给予了高度的重视,但作为文档资料主要组成部分的纸质资料,历史存留量大,且每年不断新增,如何对这些文档进行保存管理、分类归档和调阅查询,直至再利用,这些已成为摆在人们面前的重要课题。让我们先总结探讨一下目前文档管理利用工作存在的问题:

a)          文档资料查找困难:由于资料数量庞大,查阅人又往往不能准确提供文件具体内容,所以查找起来费时费力。

b)       办公自动化系统的要求:现在很多单位进行办公自动化建设,如何完善和丰富OA系统,使其真正成为包括各种重要信息的自动化系统,就必须考虑如何将纸张的资料和科技资料与OA系统结合,进行计算机管理和调阅。

c)          纸质文档存储空间不足:在我们接触的客户中就有纸质文档量很大,库房不足,但纸质文档又不能销毁的情况。因此,如何解决日益增长的纸质文档数量与储存空间不足的问题已经非常迫切。

d)         文件安全性问题:每份纸质文档都是珍贵的原始资料,特别是对于比较旧的资料,经常调阅会损伤原件,如果遇上自然或人为灾害(如水灾、火灾)将造成无法挽回的损失。

     那么对于上面提到的问题,如何解决才能符合现代文档管理的要求呢?其实大家都有了一定的考虑——文档资料电子化,那么怎样将纸张档案变成电子文件呢?又怎样保存、怎样调阅呢?-----DMAS影像文档管理系统引入新一代的文件管理技术,建立原始文档的影像档案库,以达到加强原始文档的管理、提高管理效率、降低管理成本、实现资料的快速查询及共享的目的。 

 

 

二、 DMS影像文档管理系统技术方案设计

1.系统设计

  1.1影像系统的组成: 

一套完整的影像文档管理系统应该包含五个部分:影像采集、影像存储、系统管理、影像调阅、影像分享;如下图所示

 

 

   1.2工作流程:

  

  

  

2.系统核心功能模块:

 

2.1扫描

扫描模块通过高速扫描仪让您可以把纸质文档转化成电子格式文件。并利用条形码,表格识别等多种技术对文档进行识别自动规划档;此模块拥有实现对文档进行扫描后的合并及分离,实现多种方式的扫描如追加、替换、插入等多种扫描处理。

 

2.2索引录入

索引模块根据预先设定的索引模版的索引项进行索引值的逐项录入。 对于使扫描文档变成可供检索的方面,建立索引显然是必要的前提条件;用户根据自行为每种文档类型(表格类型) 预先定义的索引字段及其在布局模版设置的索引位置进行对照录入。

2.3资料查找

可在全文内容对应的文本框输入相关的关键字(也可不填),并选择对应的索引模板,然后点击“查找”按键,则系统会从已提交的文档中搜索出合条件的文档,并将结果显示在右边的列表中。

2.4文档类型

通过定义一个文档名称去标识区分所要处理的不同类型文件档案,如顾客资料、来往信件、索赔表、证明资料、提货单、航运单据、货物收据、出货单、预定格式、定单、送货单、收据、产品资讯、进出货明细表、合同等

2.5字段模板

   一个字段模板用于定义一组字段类型。它包含扫描文档中用到的所有索引字段,如名称、ID、发票单号等等。这些索引字段均在录入索引前由用户创建及编辑。

 2.6索引模板

   一个索引模板用于定义某一特殊类型的文档,如发票、定购单或申请表格等等。每一个索引模板包含一个或多个已经在字段模板中定义了的索引字段。例如,在发票模板中,可以包含发票单号,发票日期,发票金额。那些索引字段均用于描述文档或当其被储存到信息存储库,作为某些时候用于检索文档的途径。

  2.7布局模板

   多个布局模板可被分配到同一索引模板,只要它们都包含相同的索引集即可。例如:不同的信用卡申请表可能全部都包含索引字段,如申请人名字,HKID和出生日期。但是,不同类型的信用卡申请可以有不同布局形式。您可以定义一个名为Credit Card 索引模板及多个布局模板以处理不同类型的信用卡申请表。每个这样的布局模板中对应于表格处理都有它们自己的区域设置,例如:自动索引捕捉或者区域放大。

 

3.系统特点

  3.1强大灵活的建立索引功能

  1)系统可根据用户的需要,灵活地建立索引模板,来对各种格式的文件建立索引。

  2)对于标准格式的文件,其索引内容往往位于文件里固定的位置,当建立索引时,系统能把相应的区域放大,例如档案表需输入姓名索引时,文档中姓名区域会自动放大显示,以便用户准确的输入索引值,为用户提供更好的操作方式,也可以利用OCRICR技术实现自动索引。

  3)系统支持树状(多层次)的索引结构,使用户更准确地为文件添加索引。

  4)可根据索引字段实现对影像文档进行快速检索。

  3.2支持对扫描进行文件归档,并实现重新分档及合并.

  3.3自动索引, 基于多个识别引擎的高效识别模式.

     利用OCR(印刷体识别)ICR(手写体识别)技术自动识别全文内容,用于全文搜索。目前支持英文、简/繁体中文、葡萄牙文和其它西欧语言。

  3.4单机就能利用系统实现扫描索引、录入、归档、查询。

   本系统在一台电脑安装就拥有实现扫描、索引录入(OCR\ICR)、录入、归档、查询其它大型综合性系统的功能。

  3.5容易安装和使用简单

操作接口容易使用,能在短时间内为用户创造效益。目前系统支持简繁体中文、英文。

  3.6核心功能完全产品化,保证了系统的稳定性和用户应用软件的投资保护。

  3.7开放性设计保证了根据用户的不同需求,实现方便、灵活的配置,并根据各行业的不同特点,进行了相应的功能增强。 

 

4.硬件设备

 

   4.1、输入设备

       中、高、低速扫描仪

   4.2、输出设备

  配置打印机,用于档案或文件等档案及目录的打印输出。

   4.3、存储设备:

      PowerFile 光盘库  TaskMaster磁盘阵列    NAS 网络光盘

    

5.系统安装环境要求

  5.1、操作系统要求

    Windows NT 4.0服务器或安装了SP4或更高版本的工作站

    Windows 2000 专业版

    Windows 2000 服务器版/专业版

    Windows XP 专业版

    Windows 98

  5.2、硬件要求

   处理器:      PII 200 MHz处理器(以上)

   内存:        64 MB(以上)

   硬盘空间:   200MB作为安装及处理空间(以上)

   显示:        800 x 600 SVGA


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